在越來越多企業、小型工作室開始採用Google Workspace作為工作平台工具後，Google分享8個使用秘訣，讓工作效率可以大幅提升。
1. 改變時間運用方式
透過Google日曆的「顏色標籤」功能，即可更容易了解個人工作時間運用情況。
只要選擇活動的顏色標籤，並且為其命名，日曆就會提供「時間深入分析」，讓你瞭解自己在這個活動上 (例如策略會議或員工會議)所花費的時間，這樣就能更平衡地分配時間，兼顧各項活動，順利達成目標。
2. 設定工作時間和地點
混合辦公常常導致埋首工作而忘了時間，如要掌握自己的工作時間，其中一種做法是將其標示於Google日曆上。
如果有人想在辦公時間 (例如上午9點至下午5點)之外安排會議，他們就會收到提醒。
由於「工作場所」不再僅限於辦公室，你也可以設定「工作地點」，明確標記在辦公室的時間，就能讓團隊成員更容易安排與你的實體會議。
3. 預留預約時段
如果想預留同事跟自己開會的時間，請使用日曆的「預約時段」功能。這個功能與設定「不在辦公室」的通知類似，只要在建立新活動時選取「預約時段」，就能保留時間讓他人預約。
另外，亦可建立網頁版日曆分享頁面，方便其他人安排會議時間。相反地，如果是針對外部人員，則可以使用「預約時間表」，透過預約頁面分享自己有空的時間，簡化電子郵件往返的過程。
4. 清楚查看工作
繁雜的待辦事項總是數不清，啟用日曆中的「Tasks」功能，即可隨時檢視並追蹤待辦事項。
另外，你也可以追蹤「逾期工作」，並且在日曆中直接自訂活動重複的規則，進而確保自己能按規劃如期完成每日工作，確保跟上最新進度。
5. 篩選電子郵件，專心處理重要事務
休完長假回到工作岡位上，或是每天一早看到上百封未讀取的電子郵件，只要在Gmail中建立規則，將寄達收件匣的電子郵件重新導向，就能管理雜亂的收件匣。
舉例來說，若你經常收到大量的電子報，可以設定規則篩選「包含字詞：取消訂閱」的電子郵件。如此一來，這類郵件就不會讓你分心，設定之後還是可以透過搜尋功能進行查找。
另外也可以建立篩選規則，將主管寄來的電子郵件加上星號，提醒自己每天早上優先處理這些訊息。
6. 加快撰寫電子郵件的速度
如果每天一早上班及下班前都在處理電子郵件，你需要能夠協助你加速撰寫電子郵件的工具。
目前Gmail已經推出「智慧撰寫」和「智慧回覆」功能，可在撰寫郵件內容時提供建議字詞和語句，進而節省打字時間，並且加快撰寫郵件速度。
面對堆積如山的信件，是否難以全數讀完？請務必試試將滑鼠游標指向收件匣中的郵件，便可將特定信件從收件匣中移除或延後顯示，並且在排定的時間重新顯示這些未讀取的訊息。
7. 掌握錯過的會議內容
工作彈性的重點之一，是可以自行擬訂時間，選擇何時查看錯過的會議或文件。如果因旅行或所在時區不同等原因而無法參加會議時，目前也可以透過Google Meet觀看錄製的會議內容。
另外也能使用會議自動語音轉錄功能，將Meet通話轉錄成完整的轉錄稿，並且儲存成文件，無須觀看整部影片也能掌握會議要點。
8. 提升線上協作效率
要開始啟動一項專案時，只要在瀏覽器中輸入「doc.new」，即可建立一份新的 Google 文件；或是在文件中輸入「@」，系統就會產生建議人員或內容清單 (例如會議或相關文件、檔案)。
或是可以透過表格範本在常見的工作項目，諸如上市內容追蹤、專案資產、追蹤審查或產品藍圖等快速插入建構模塊，自行製作各種個人化且整齊有條理的文件。
《原文刊登於合作媒體mashdigi，聯合新聞網獲授權轉載。》
